独立後の初めての会計ソフトをどれにしようか迷いましたが、先日の会計事務所博覧会においてfreeeの実演を見て、会計ソフトはfreeeに決めました✨
もともとマネーフォワードを選定する予定だったのですが、freeeのOCR読み込み機能にほれ込んでしまいました（笑）。
私の税理士事務所の目標なのですが、①業務効率化（ペーパーレス化および会計の完全自動化）を推進したうえで、②事業承継を経営者と一緒に考える、ことを取りあえずの目標としております。
私が会計事務所の職員時代（もう6年前になるのですが）は、まだまだ会計の完全自動化ができていない中小企業のクライアントが多く、毎月の月次訪問の際には帳簿のチェック作業に時間を多く割いてしまい、社長と経営や事業承継の話をあまりすることができませんでした💦
言うまでもなく、今後の中小企業経営においては事業承継の問題は避けて通れませんので、当税理士事務所においては、事業承継について経営者の方と一緒に考えて歩みを進めたいと考えております。
ということで、まずは最初のステップの”業務の効率化”を達成しなければいけませんね。業務効率化を達成するためにはまずは”ペーパーレス化”が必要となります。近年は電子帳簿保存法の改正により要件がだいぶ緩和されましたので、”ペーパーレス化”はしやすくなったように思いますが、制度を正しく理解しないと痛い目にあいますので、しっかり理解するように心がけましょう。
目次
スキャナ保存制度
一番身近な税務に関係する書類と言えば”領収書”ではないかと思いますが、領収書については”スキャナ保存”制度を活用することにより紙面での保管が不要となります。具体的な要件等については国税庁のパンフレットをご確認ください。
（国税庁：スキャナ保存制度）
いろいろと要件がありますが、その中の重要な要件としては以下となります。
①入力期間の制限
・・・最大で概ね70日以内に取引を登録すること。
②タイムスタンプの付与
・・・原則として、タイムスタンプをスキャナデータに付与すること。
・・・例外として、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、タイムスタンプの付与要件に代えることができる。
まず①ですが、取引については概ね70日以内にスキャンしたデータを取引として登録することについてはハードルは高くはないと思いますので、①については問題なさそうです。
次に②ですが、人員不足の中小企業においては、タイムスタンプを押すことについて実務上ハードルが高いように思います。よって、上記の黄色のマーカーを引いているところになりますが、例外的な方法で対応することが考えられます。
freeeにおける対応方法
freeeにおいては下記の図にありますように”ファイルボックス”というシステムを運用することによりスキャナ保存制度に対応しているとされております。すなわち、ファイルボックス内で所定の項目を入力している場合には、タイムスタンプの付与は必要なく、スキャナ保存によりペーパーレス化が可能ということになります。下記freeeのコメントにあります通り、紙原本はすぐに廃棄しても良いとされています。
実際の画面
実際の画面は下記のように表示されます。下記の”電子保存情報”の箇所を入力する必要がありますが、基本的には自動的に入力されるようです（一部自動で入力出来ない場合もある）。なお、領収書に黄色ハイライトしている箇所は、私自身がハイライトしたのではなく、領収書をスキャンした場合（スマホでもスキャナでも）に自動で黄色ハイライトしてくれます。何気にこれが凄い機能だなと思っています。
なお、仕訳の登録画面の箇所になりますが、一番右下の箇所に登録の日時が打刻されていますので、”入力期間内スキャナ保存したことを確認できる場合”に該当すると考えられます。
おわりに
最後になりますが、freee会計においては、①取引後70日以内に領収書等をスキャンして仕訳を登録し、②登録する際には、”電子保存情報”の3項目（発行元、発行日、金額）を記載していれば良さそうです。次回は電子帳簿保存法の”電子取引”についてまとめたいと思います。
